Mengurus Aplikasi Visa Au Pair Belgia

Monday, 24 February 2014




Hari Rabu, jam 14.45 saya sampai di Kedutaan Belgia. Karena halte busway Bundaran HI lagi tutup untuk proyek MRT, jadinya saya turun duluan di halte Sarinah dan mesti jalan kurang lebih 1,5 km ke Deutsche Bank Building. Padahal kalau turunnya di halte Tosari sebenarnya lebih dekat sih.

Sebelum ke kedutaan saya memang sudah membuat janji dulu lewat telepon dengan resepsionisnya. Untuk membuat appoinment sendiri bisa dilakukan by phone atau email dan tidak terikat waktu.  Sebenarnya sih saya datang di jam genting, 15 menit lagi jam operasional kedutaan harusnya akan tutup. Tapi karena mbak resepsionisnya lagi baik (atau mungkin kasihan karena saya terlanjur sudah datang), jadinya beliau langsung memberikan saya nomor rekening untuk melunasi biaya pembuatan visa.

Setor biayanya di Deutsche Bank yang ada di lantai 1 sebelah kiri (dari turun lift), isi form setoran, dan tunggu nomor antrian. Ambil tanda terima bank dan segera bawa lagi ke lantai 16. Biaya untuk membuat visa sebesar 180 Euro atau Rp. 2.754.000 (per 1 Jan 14, 1 Euro = IDR 15.300) yang tidak akan dikembalikan jika visa ditolak.

UPDATE!
Per tanggal 2 Maret 2015, ada tambahan biaya kontribusi yang harus dibayar bersamaan dengan biaya aplikasi visa sebesar €180. Biaya kontribusi ini bisa dibayar oleh orang ketiga semisalnya sponsor atau calon keluarga angkat yang ada di Belgia. Untuk info lebih lanjut mengenai biaya ini, silakan tanya langsung Kedubes Belgia di Jakarta.

Saat itu sudah lewat jam 3 sore, tapi karena aplikasi saya sudah terlanjur masuk, jadinya saya dibiarkan menunggu sampai proses selesai. Kebetulan saat itu juga ada seorang cewek yang datangnya sama telat seperti saya, lagi mengurus visa studinya.

Dokumen yang dibutuhkan untuk aplikasi visa:

1. Paspor yang berlaku minimal 1 tahun sebelum expire date

2. Pas foto 3 lembar ukuran 3.5x4.5cm berlatarbelakang putih

3. Surat Izin Kerja (mirip kartu) Tipe B berwarna biru

Untuk mendapatkan surat izin kerja, sila buka disini.

4. Formulir Visa Jangka Panjang 2 rangkap 

Sebelumnya pihak agensi juga menyertakan form visa yang dikirimkan ke saya. Namun form yang mereka kirimkan adalah form visa Schengen untuk jangka pendek. Lalu saya mencari lagi form untuk visa jangka panjang lewat internet dan mengisinya. Tapi setelah dicek ulang oleh petugas kedutaan, ternyata form saya berbeda dengan format mereka. Akhirnya saya disuruh mengisi ulang saat itu juga. Formulir visa jangka panjang dengan format yang benar bisa dibuka di link ini.

5. Surat kontrak kerja antara au pair dan host family

Agensi mengirimkan kontrak kerja yang sudah ditandatangani dan diisi oleh host family, sehingga saya cukup menandatangani di bagian yang kosong.

6. SKCK yang sudah dilegalisir oleh Kemenlu, Kemenkumham, dan Kedutaan Belgia

Bisa baca cerita saya mendapatkan SKCK dwi bahasa ataupun legalisasi disini.

7. Sertifikat kesehatan ASLI

8. Polis asuransi dari keluarga angkat

Opsional. Namun sebaiknya jika sudah ada, disertakan di dalam dokumen aplikasi.

9. Keterangan akan mengikuti kursus bahasa 

Jika belum ada, sebaiknya minta keluarga angkat segera mengirimkannya. Surat keterangan ini juga bisa dijadikan bukti kalau kita setidaknya telah terdaftar di lembaga kursus di Belgia.

10. Flight booking ticket 

Karena saat itu keluarga angkat saya tidak mau mengambil resiko dengan membelikan tiket sebelum visa keluar, jadinya dia minta tolong agensi untuk memberikan bukti konfirmasi tiket pesawat ke pihak kedutaan yang dikirimkan via email. Tentunya kita bisa menyertakan tiket keberangkatan sebenarnya kalau keluarga angkat memang sudah membelikan.

Sebenarnya tiket pesawat tidak perlu dibeli dulu saat mengajukan visa. Bukti konfirmasi pembelian tiket saja sudah cukup. Kita dapat minta bantuan travel agent untuk menerbitkan bukti konfirmasi tiket pesawat atau membuatnya sendiri (dummy ticket) lewat situs web beberapa maskapai penerbangan, seperti KLM dan Thai Airways.

Caranya sama seperti akan membeli tiket pesawat. Masukkan negara keberangkatan dan pilih negara tujuan, kemudian masukkan tanggal keberangkatan dan kepulangan. Lalu di bagian pembayaran, pilih opsi bahwa pembayaran akan dilakukan di Kantor thai Airways atau KLM terdekat. Voila...kode booking status reservasi yang sudah terkonfirmasi akan dikirim ke email pribadi. Printout tersebut dapat dilampirkan untuk pengajuan visa.

(!) Dokumen yang disertakan semuanya harus ASLI, plus fotokopiannya sebanyak 1 lembar. Pihak kedutaan akan mengembalikan dokumen aslinya nanti.

Sebenarnya ada beberapa dokumen di atas yang sifatnya opsional, namun menurut saya, semakin lengkap dokumen yang disertakan, akan semakin cepat proses pembuatan visa. Pihak kedutaan juga rasanya tidak punya alasan untuk menolak visa kita, jika dokumen yang dilampirkan lengkap.

Setelah semua berkas diberikan, beberapa menit kemudian kita akan dipanggil untuk foto. Kalau bisa sebelum foto, dandan-dandan dulu yang rapih ya, jangan kucel seperti saya. Hehe.. Saya tidak tahu kalau foto ini akan dimuat di visa, jadinya ya rambut kemana muka kemana saat itu. Pikir saya pas foto yang dilampirkan, itulah yang dimuat. 

Jika dirasa sudah beres, petugas akan memberikan tanda terima yang nantinya harus dibawa saat mengambil visa. Namun, kalau berada di luar kota dan tidak mau menunggu lama di Jakarta, pihak kedutaan juga bisa mengirimkan dokumen dan paspor ke alamat kita. Pembayaran tambahan untuk ongkos kirim bisa dibayar sekalian saat membayar visa di Deutsche Bank.

Pertanyaan paling penting, berapa lama waktu pengerjaan visa? Menurut saya, kedutaan Belgia memberikan waktu yang cukup singkat dalam pengerjaan visa ini. Kalau kedutaan lain mengharuskan membuat appointment dan mengajukan berkas jauh-jauh hari, kedutaan Belgia memberikan kelonggaran waktu untuk applicants. Saya mendapatkan visa setelah 3 hari kerja menunggu. Sebenarnya sih visa akan diberikan di hari ke-4, namun saya mengajukan nego ke petugasnya, sehingga di hari ke-3 jam 1 siangnya visa saya sudah bisa diambil.

Kalau ada pertanyaan yang tidak terjawab saat googling, cobalah untuk mendiskusikannya ke pihak kedutaan. Mbak resepsionisnya sangat membantu dan ramah saat menjawab pertanyaan. Bahkan beberapa kali saya email, mereka menjawab dengan sangat responsif. Saya juga sebenarnya tipe penelepon yang bandel. Soalnya setiap hari sejak mengajukan berkas, saya selalu menanyakan tentang nasib visa saya. 

Alamat Kedutaan Belgia di Jakarta:
Deutsche Bank Building 16th floor. (Bundaran HI)
Jalan Imam Bonjol 80 10310 Jakarta
Indonesia
Telp.
+62 21 316 20 30
+62 21 316 20 35
+62 816 947 859 Emergency number outside opening hours

13 comments:

  1. kak, bikin blog lagi dong :D share pengalaman sesampainya disanaa :D

    ReplyDelete
  2. Surat Izin Kerja (mirip kartu) Tipe B berwarna biru.
    itu bikin dimana ya ka?

    ReplyDelete
  3. selamat siang Kak,
    aku santo dari Kalimantan Barat. Kak bisa gx aku minta tolong imformasi lebih shared sam aku? alnya kalau Tuhan mengizinkan aku tahun depan mau kebelgia. cuman belum tahu persyaratannya apa saja. kalau boleh tahu imformasinya kakak tolong shared di Email aku :peace.suparjan@gmail.com
    atau di sms di No aku : 082155507032

    ReplyDelete
  4. minta emailnya dong mba. tolong email ak ya untuk tanya lebih clear hani.dirfani25@gmail.com thanks u

    ReplyDelete
  5. Kak...muhon bantuannya buat nemuin host fam...
    *terimakasih­čśŐ

    ReplyDelete
  6. kak nin, aku lagi bingung soal visa. bukan ke belgia sih tapi ke italia. hostfam tanya aku bikin visa apa. kebanyakan bilang pake visa student, pake work visa juga bisa. sudah tanya ke vfs merekanya bingung haduh-_- kalau mengajukan work visa berarti persyaratannya gak jauh beda sama yg disini ya? the most important thing is the work permit gitu. bukti keuangan/bank statement hostfam perlu juga gak sih kak nin?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Halo Fitria,

      Pemegang paspor Indonesia emang gak bisa ke Italia jadi au pair. Yang paling possible emang pake visa pelajar untuk saat ini. Soalnya kalo mau pake visa kerja, kamu harus apply untuk working holiday visa.

      Untuk apply visa pelajar ini pun gak gampang. Kamu mesti ada LoA dari sekolah di Italia, bukti akomodasi selama setahun, plus bank statement pribadi minimal 400-an Euro per bulan. Bukti finansial ini harus murni ada di rekening kamu atau bisa juga sponsor dari pihak keluarga di Indonesia.

      Delete
    2. Wah ribet ya kak kalau ke Italia.. Padahal hostfamnya sudah akrab dan baik sekali tapi ya mau gimana lagi huhu. Kalau Spanyol gimana kak? Apa sama kaya Italy since di 2 negara ini Au Pair belum banyak peminatnya? Baik di aupair(dot)com atau aupairworld(dot)com sekarang banyak sekali hostfam dari Spanyol..
      Kak Nin boleh kasih tips gak buat cari hostfam? It's been more than 3 months tapi aku belum ketemu hostfam yg seperti Kak Nin dapetin huhu. Susah banget ya..

      Delete
    3. Kamu salah, justru yang mau ke Italia dan Spanyol banyak banget ;)
      Hanya saja, dua negara ini emang gak possible untuk orang Indonesia. Kalo mau ke Spanyol, kamu juga mesti pake visa student yang syaratnya bejibun. But, why Spain? Pocket money-nya kecil. Huhu.

      Delete
  7. ka mau nanya kan ada diminta code of conduct yg dikirim di email itu kita print ous trus di kirim gitu atau gmana ya ka?
    Trus utk recommendation letter itu cara dapetin nya gmana ka? makasih

    ReplyDelete
    Replies
    1. Halo Martua,

      Yes, bener. Code of conductnya kamu print-out, ttd, scan, dan kirim ulang ke mereka.

      Untuk recommendation letter bisa dari siapa aja yang berhubungan sama kerjaan kamu ngurusin anak; kepala sekolah TK tempat kamu kerja dulu, tetangga atau keluarga yang anaknya pernah kamu urus.

      Delete
  8. Kak, surat kontrak kerja itu dari mana? Please info ya kak. Maret saya mau ke Belgia :)

    ReplyDelete
  9. Hai sis kirim no hp kamu ke skype aku dong roma.retta aku domisili di bandung hehe kalau mau nanti kita ngurus nya bareng. Aku juga kalau ga maret april bakal ke belgi. Atau kalau kamu punya ig kirim kontak kamu ke ig aku (romaretta)

    ReplyDelete