Mengurus Aplikasi Izin Tinggal Au Pair Norwegia

Thursday, 9 November 2017



UPDATE 26 SEPTEMBER 2019!! (Mohon baca catatan kaki di bawah)

Setelah memutuskan untuk jadi au pair lagi di Norwegia, bagian yang paling penting dan menarik selanjutnya adalah proses aplikasi visa dan surat izin tinggal. Berbeda dengan aplikasi visa au pair Belgia dan izin tinggal Denmark, persiapan dokumen ke Norwegia menurut saya adalah yang termudah dan simpel.

Tanpa harus legalisasi dokumen dan terjemah ini itu, semua dokumen bisa diakses secara online. Penyerahan berkas pun tidak harus ke Jakarta seperti halnya pembuatan visa negara lainnya. Selain melalui VFS Global di Jakarta, dokumen dapat diserahkan langsung ke Konsulat Jenderal Norwegia di Medan atau Denpasar.

Bosan selalu bolak-balik Jakarta untuk mengurus visa, saya akhirnya memilih terbang ke Denpasar sekalian mengunjungi teman dan jalan-jalan. Asiknya, karena lagi-lagi ketemu keluarga angkat via Energy Au Pair, semua dokumen yang dibutuhkan sudah diarahkan langsung oleh pihak agensi via email. Jika ketemu keluarga angkat tanpa agensi pun, semua dokumen yang diperlukan dengan mudah bisa diakses via website UDI.

Beberapa hal lain yang perlu diperhatikan:

1. Biaya visa

Karena semua dokumen harus diakses via online, au pair diwajibkan untuk membayar uang aplikasi sebesar 3200 NOK* saat registrasi di website UDI. Untuk sistem pembayaran, hanya bisa dilakukan menggunakan kartu kredit dan debit. Kalau memang tidak ada kartu kredit atau debit, coba saja diskusi ke keluarga angkat untuk minta dibayari dulu. Saya juga melakukan hal yang sama ke keluarga angkat di Oslo dan dengan sigap mereka senang hati membantu. Tak jarang juga, lho, keluarga angkat di Norwegia bersedia membayari biaya aplikasi ini secara gratis.

2. Terjemahan dokumen

Di bagian checklist dokumen, sebenarnya tidak ada syarat dokumen terjemahan ke bahasa Inggris atau Norwegia. Tapi untuk jaga-jaga, boleh juga menambahkan ijazah ataupun akte kelahiran yang sudah diterjemahkan. Meskipun tidak ada dalam persyaratan, saya menambahkan dua dokumen tersebut sebagai pelengkap.

3. Surat kuasa

Saat melakukan registrasi online dan sudah terkonfirmasi, ada dua dokumen yang akan dikirimkan ke email; nota pembayaran dan surat kuasa. Jika tidak menggunakan jasa agensi saat bertemu dengan keluarga angkat, surat kuasa bisa dikosongkan. Atau bisa juga diganti dengan data host family agar mereka juga ikut dikabari sejauh mana proses aplikasi kita.

4. Dokumen yang diperlukan

Setelah registrasi online, kita bisa mendapatkan checklist dokumen yang harus kita persiapkan. Beberapa dokumen yang tidak disertakan di dalam checklist juga ikut saya sertakan berdasarkan saran dari Energy Au Pair.

  • Paspor yang masa berlakunya lebih dari 12-24 bulan. Kalau seandainya kita berencana tinggal di Norwegia selama 24 bulan, namun paspor akan expired 18 bulan ke depan, maka UDI hanya bisa menyetujui masa tinggal kita hingga 15 bulan saja. Jika ingin memperpanjang kontrak hingga pas 24 bulan, kita harus mengganti paspor dulu saat di Norwegia dan membuat aplikasi perpanjangan permit baru. 
  • Fotokopi data diri paspor dan semua halaman yang sudah ada cap imigrasi
  • Cover letter dari application portal yang sudah ditandatangani
  • 2 Lembar foto terbaru berlatar belakang putih ukuran 3.5 x 4.5 cm
  • Surat kontrak pertukaran budaya yang ditandatangani kedua belah pihak. Tanda tangan host family tidak harus asli atau boleh salinan dari email.
  • Sertifikat lulus kursus bagi host family
  • Fotokopi data diri paspor host parents
  • Checklist UDI yang sudah diisi dan ditandatangani
  • Power of Attorney
  • Nota pembayaran biaya aplikasi 
  • Fotokopi terjemahan akte kelahiran (opsional)
  • Fotokopi terjemahan ijazah pendidikan terakhir (opsional)

Dokumen tambahan:
  • Kalau kita akan tinggal dengan single parent, si ibu atau ayah asuh harus menyertakan dokumen yang menerangkan seberapa persen hak mereka terkait hak asuh anak.
  • Kalau host family memiliki au pair yang sekarang tinggal dengan mereka, sertakan surat pernyataan dari host family yang menerangkan kapan kontrak au pair tersebut selesai.
  • Kalau kita apply di negara bukan Indonesia, harap menyertakan juga fotokopi ID card yang berlaku 6 bulan terakhir di negara kita berdomisili.

Lihat kan, semua dokumen bisa disiapkan dengan mudah tanpa harus terjemah ataupun dilegalisasi dulu. Lalu setelah semua dokumen lengkap, selanjutnya adalah menyerahkan ke bagian konsuler atau visa application center untuk diproses. Berikut tempat di Indonesia yang menerima aplikasi*:


VFS Schengen Visa Application Center (JAKARTA)
Alamat: Kuningan City Mall 1st Floor Jl. Prof. DR. Satrio Kav. 18, Setiabudi, Kuningan, Jakarta
Telpon: +62 21-3041-8705
Email: info.nrid@vfshelpline.com
Note: Tidak perlu membuat janji temu untuk menyerahkan dokumen

Konsulat Jenderal Norwegia (BALI)
Alamat: Segara Village Hotel Jl. Segara Ayu, Sanur, Bali
Telpon: +62 361-2822-23
Email: norwegianconsulatebali@yahoo.com
Note: Jam buka hanya dua kali seminggu (Selasa & Kamis 10.00-13.00). Tidak perlu membuat janji temu, namun disarankan untuk menghubungi konsulat via email atau telpon untuk mengonfirmasi kedatangan.

Konsulat Jenderal Norwegia (MEDAN)
Alamat: Jl. Dewa Ruci No. 38, Medan
Telpon: +62 61-457-0012
Email: grace_i_lee@yahoo.com
Note: Sila membuat janji temu terlebih dahulu sebelum menyerahkan dokumen

Hari Selasa, ditemani Anggi, seorang karib mantan au pair di Belgia, kami bermotor menuju kawasan Sanur dan berhenti di hotel Segara Village yang sangat dekat dengan pantai. Dari patung Kencana di depan, lokasi Konjen Norwegia berada di belakang patung persis di sebelah kanan. Bangunan yang seukuran kamar hotel itu terlihat disulap jadi kantor konsulat bergabung dengan Konsulat Jenderal Swedia dan Finlandia.

Saat kami datang, pintu kantor ditutup sedikit rapat hingga saya dan Anggi sedikit ragu mengetuk. Seorang petugas konsulat, Ibu Marie-Louise, sedang berbicara serius dengan cowok bule yang setelahnya saya yakin adalah orang Swedia.

Setelah menunggu sekitar 20 menitan di luar, si ibu membuka pintu dan mempersilakan saya masuk. Beberapa pertanyaan sederhana sempat ditanyakan dalam bahasa Indonesia fasih, seperti tujuan membuat visa, sudah pernah ke Eropa atau belum, dan pertanyaan pendek tentang profil keluarga angkat. Karena si ibu sudah mahir sekali berbahasa Indonesia, tidak perlu repot-repot bicara bahasa Inggris.

Si ibu mengecek lembar demi lembar dokumen saya dengan sangat hati-hati. Tidak ada yang perlu saya lakukan selain duduk mantap. Ketika semua dokumen selesai dicek, si ibu mengatakan kalau ada tambahan biaya senilai 50 ribu rupiah yang harus dibayar sebagai ongkos kirim dokumen ke Kedubes Norwegia di Jakarta. Konsulat hanya menerima uang tunai, jadi harap disiapkan terlebih dahulu karena mesin ATM agak jauh dari hotel.

Karena akan diproses di Jakarta, Ibu Marie-Louise memberikan opsi jika paspornya sudah selesai ingin diambil di Jakarta atau Bali. Saya jawab saja, di Bali.

That's it! Proses pengecekan dokumen oleh petugas konsulat berlangsung kurang dari 10 menit. Tidak ada proses interview resmi ataupun biometrik. Setelah menyerahkan uang ongkos kirim, saya langsung pamit.

Satu minggu setelahnya, saya sedikit bingung kenapa belum ada email konfirmasi dari UDI yang mengatakan kalau aplikasi saya sudah diterima. Harusnya, setelah dokumen diserahkan ke VFS ataupun konsulat, beberapa hari kemudian akan ada email dari UDI yang menyatakan aplikasi sudah mereka terima dan sedang diproses.

Ragu, saya pun menelpon Kedubes Norwegia di Jakarta untuk menanyakan status aplikasi saya. Karena bagian visa hanya dibuka Senin-Kamis jam 14.00-16.00, saya harus menelpon pihak kedubes dua kali.

Seorang petugas mengangkat telpon saya dan mengatakan kalau mereka belum menerima berkas aplikasi dari Bali. Huhu. Padahal sudah seminggu, tapi dokumen saya belum dikirimkan. Pihak kedubes di Jakarta hanya menyuruh untuk bersabar, karena biasanya dokumen dari konsulat akan dikirimkan bersamaan dengan dokumen lainnya. Lagipula, saat saya datang ke Bali, minggu tersebut memang sedang libur Galungan dan Kuningan. Mungkin karena itulah dokumen saya tertahan disana lebih lama.

Empat minggu setelah menyerahkan dokumen di Denpasar, saya baru dapat konfirmasi email dari UDI yang menyatakan kalau aplikasi saya sudah mereka terima. Tahap selanjutnya adalah menunggu mereka memproses aplikasi lalu membuat keputusan. I still have another 4 weeks. Semoga kabar visa saya sudah bisa diketahui sebelum awal tahun. Soalnya sedikit deg-degan karena di Eropa akan libur panjang Natal dan Tahun Baru.


Catatan:
Cerita di atas merupakan pengalaman mengurus aplikasi di konsulat jenderal di Bali, Indonesia. Mungkin proses sedikit akan berbeda jika mengurus aplikasi di luar Indonesia ataupun di luar Bali. Contohnya, akan ada tambahan biaya servis sebesar 200 ribu Rupiah jika menyerahkan dokumen via VFS di Jakarta.


*UPDATE!!*
Per 1 Januari 2018, biaya aplikasi au pair yang di-submit akan naik jadi 5300 NOK atau sekitar 9 jutaan. Nominal yang wow sekali kan ya? Coba bicarakan ke host family kalau bisa menanggung dulu biaya tersebut demi kelancaran visa.

Per 1 April 2019, uang saku au pair di Norwegia naik jadi 5900 NOK sebelum pajak. Uang saku ini sifatnya mengikuti peraturan imigrasi UDI. Jadi meskipun au pair sudah tanda tangan kontrak dan menyetujui uang saku minimum seperti tahun lalu, per April harus ikut naik sesuai keputusan UDI.

Cerita saya di atas merupakan pengalaman di tahun 2017, yang mana beberapa persyaratan tidak berlaku lagi. Per 1 Agustus 2019, semua dokumen yang masuk (visa atau izin tinggal) HANYA BISA DIANTARKAN LEWAT VFS DI JAKARTA karena konsulat jenderal tidak menerima lagi segala permohonan. Semua aplikasi yang masuk ke VFS akan diantarkan ke Kedubes Norwegia di Bangkok untuk diteruskan ke UDI.



18 comments:

  1. halo ka, terimakasihh tulisannya sangat membantu :)
    btw, apa kita harus membayar pajak saat menjadi au pair di norway? karena saya menonton video di youtube tentang aupair di norway kalau dia membayar pajak dari pocket money yang dia dapat. mohon balasannya ka :)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Halo Ajeng,

      Iya, au pair di NO emang wajib kena pajak dari pocket money yang mereka terima dari hf. Untuk besarannya sendiri, saya masih belom paham, soalnya sekarang belum mulai stay disana ;)

      Delete
  2. Halo mba, boleh update kah untuk sekarang berapa pocket money di Norway dan juga berapa potongan pajaknya? Untuk menjadi referensi memilih negara tujuan au pair.
    Terimakasih sebelumnya mba :)

    ReplyDelete
    Replies
    1. Halo Susi,

      Pocket money di Norwegia masih 5600 NOK tahun ini. Kamu bisa cek postingan aku yang ini untuk info lainya yang direkomendasiin ;)

      https://art-och-lingua.blogspot.no/2016/12/guide-untuk-para-calon-au-pair.html

      Delete
    2. Shaapp. Makasih banyak ya mba....

      Delete
  3. Hi mba Nin, slam kenal saya nia, pernah jd au pair jg di australia. btw info nya bagus2, jelas dan ngebantu bgt buat tmn2 yg lain, makasih yaa. sound interesting bs jd au pair di norwey, btw bnyak case visa au pair norwey di reject ga? krn lumayan jg kn kalo ga granted, biaya nya 9jt an. kl ga keberatan blh tau no whatsaap? biar bs sharing2, mkasih ya mb cantik ..

    ReplyDelete
    Replies
    1. Kalo semua syarat lengkap dan officer gak menemukan kejanggalan di aplikasi, case kita 100% pasti tembus. No worry. Tapi tentu saja, ada beberapa case yang bikin aplikasi kita ditolak. Contohnya; pocket money terlalu sedikit, kita mesti kerja overtime, umur hf yang kemudaan (karena dirasa gak mampu ngebayar au pair), kita gak melengkapi persyaratan, umur si au pair ketua-/kemudaan, ataupun alasan kita ke Norwe yang dirasa bukan untuk cultural exchanging, tapi kerja doang. So, tetep double check sebelom submit aplikasi ya ;)

      Delete
  4. Hi Mbak Nin!
    Salam kenal ya aku Nimzy. Aku dari pertama cari info tentang Au Pair baca-baca dari blog mu ini hehe dan emang bermanfaat banget, isinya juga menarik dan informatif. Puji Tuhan aku sekarang lagi proses untuk jadi au pair pertama kalinya. Dan aku dapet di Norway. Aku bingung untuk apply visa itu cukup di UDI saja atau harus di VFS juga ya? Saya sedikit bingung mengenai fungsi VFS dan bedanya urus di kedutaan sama di VFS. Mohon infonya ya mbak, kalo berkenan kita bisa ngobrol via email clndm@yahoo.com

    ReplyDelete
    Replies
    1. Hai Nimzy :)

      Selamat ya udah dapet hf di Norwe. Kalo boleh tau, ntar kamu tinggal dimana nih?

      UDI itu imigrasi yang ngurusin segala macam permit, tapi lokasinya di Norwegia langsung.

      VFS itu wakil kedutaan saat ngurus-ngurus visa. Jadi VFS kayak servis yang jadi perantara antara aplikasi kamu dan kedutaan. Soalnya kedutaan kan gak ngurusin aplikasi visa, jadi ditunjukklah VFS.

      Kalo kamu gak tinggal di Jawa, kamu bisa coba submit aplikasi dari Konsulat Jenderal yang ada di Denpasar atau Medan. Khusus konjen, kamu bisa langsung submit kesana tanpa VFS lagi. Tujuan akhirnya sama aja kok, konjen ini juga yang bakalan ngirim aplikasi kamu kedutaan di Jakarta.

      Semoga membantu :)

      Delete
  5. Aku kebetulan di Tangerang Selatan posisinya. Sekarang aku lagi kesusahan untuk bayar visa, jadi kan aku share visa sama hf aku dan ketika log in untuk bayar melalui energy au pair, ada form untuk nomor debit/credit card, expiry, sama CVC yang bergambar gembok dan itu cuma bisa di isi 4 digit. Sementara aku kira itu pin yang 6 digit. Aku sampe cari2 Mbak Nin di instagram sama twitter supaya bisa nanya langsung :(
    Desperate juga soalnya hehe dan agency balesnya menurut saya rada lama. Saya takut visa gak kekejar karena target bertemu hf bulan agustus.

    ReplyDelete
    Replies
    1. Halo Nimzy,

      Untuk bayar aplikasi emang hanya bisa pake kartu kredit/debit. Di Indonesia sayangnya kartu debit gak bisa berfungsi sebagai kartu kredit (layaknya di Eropa). Jadi kalo kamu berniat bayar, ya mesti pake kartu kredit :)

      Untuk nomor CVC hanya 3 digit kok. Itu security number yang ada di belakang kartu.

      Delete
  6. hii aku Marcella.

    salam kenal.. postingan ini memotivasi aku banget nih hehe. aku kebetulan sudah searching2 HF di aupairworld, tetapi untuk norway rata2 mereka mau dari EU. hehe

    mau tanya donk. kamu jadi au pair ke norway pakai agency or tanpa agency? kalau tanpa agency, boleh tau websitenya apa? jika pakai agency, ada contact person agency nya ga? n biaya agencynya kira2 berapa mbak.

    makasih ya...

    ReplyDelete
    Replies
    1. Kalo kamu mau cari hf dari Skandinavia, mendingan pake Scandinavian au pair atau Energy Au Pair aja :) Gratis kok. Tapi mesti usaha juga nyarinya, soalnya mesti saingan sama orang Filipina.

      Delete
  7. Halo Kak Nin~

    Seneng banget bisa nemu blog ini disaat bingung mau cari info tentang au pair kemana.

    Mau tanya kak, kita proses ke VFS itu setelah mendapat HF dulu kan ya? lalu mendaftar ke UDI disaat bersamaan masukin dokumen ke VFS?

    Walau infonya detail, tapi aku sebagai yang baru tau au pair dan prosesnya masih lola banget nih kak.

    Mohon petunjuk kak. Terima kasih dan have a nice day~~~

    ReplyDelete
  8. hai Nin,
    kamu udah jadi tinggal di norwegia.

    ReplyDelete
  9. kak bisa update skrng pajak untuk au pair berapa ya?

    ReplyDelete
    Replies
    1. Tiap au pair beda2 dan gak ada yang bisa ngitungnya gimana kecuali orang perpajakan sini. In the end, bayar aja pajaknya :)

      Delete